Стратегія управління витратами | Повний гайд

Вести успішний бізнес — це не лише придумати прибуткову ідею та перетворити її на товар або послугу, яку купують. Це також десятки рутинних процесів, від яких залежить, наскільки ефективною буде ваша компанія.

У цій статті ми розглянемо процес управління витратами в бізнесі. Читайте далі, щоб дізнатися, як організувати дані, контролювати кошти, уникати зайвих оплат і зрозуміти, які компанії та команди потребують системного підходу найбільше.

Що таке spend management?

Управління витратами (spend management) — це процес планування, відстеження та контролю того, як компанія використовує свої гроші. Найпоширеніші категорії включають:

• Програмне забезпечення та SaaS-підписки
• Маркетинг
• Витрати на працівників
• Канцелярія та обладнання
• Логістика
• Ліцензії
  

Залежно від типу бізнесу, управління може охоплювати десятки варіантів і процесів оплати. Мета завжди одна: забезпечити ефективне та безпечне використання коштів. Хороша стратегія управління витратами гарантує:

• Кожна покупка має конкретну мету
• Команди дотримуються бюджету
• Менеджери завжди знають, куди йдуть гроші
• Платежі безпечні, точні та своєчасні

Ефективна стратегія управління витратами покроково

Якщо ви хочете оптимізувати витрати компанії та досягати бізнес-цілей, дотримуйтесь наступних кроків:

1. Проведіть аудит поточної ситуації

Почніть з розуміння того, як працює ваш бізнес зараз. Чи є надмірні або незрозумілі оплати, які можна легко оптимізувати без впливу на інші процеси? Проведіть аналіз, відповівши на такі питання:

• Хто витрачає гроші?
• Якими способами здійснюються платежі?
• Де виникають затримки?
  

Можливо, вам доведеться зібрати рахунки-фактури, списки підписок, інформацію про карти та процеси затвердження. Цей аудит стане вашою дорожньою картою для усунення проблем.

2. Централізуйте дані про витрати

Щоб краще розуміти, куди йдуть гроші, створіть чіткі категорії, наприклад: програмне забезпечення, маркетинг, відрядження, офісні витрати.

1. Очистіть дані, щоб видалити дублікати, наприклад, подвійні оплати за одну підписку.
2. Призначте кожну витрату до правильної категорії та відповідальної команди чи власника.
3. Стандартизуйте назви постачальників та опис, щоб нічого не загубилося.
   

Це створює єдине джерело даних для виявлення трендів і аномалій у витратах.

3. Визначте витрати за категоріями

Коли вся інформація зібрана, настав час навести ясність у:

• Бюджетах для команд
• Основних та другорядних витратах
• Категоріях постачальників
• Відповідальності менеджерів та співробітників
  

Мета — чітко зрозуміти, куди йдуть гроші і чому. Групуйте кожну покупку за правильною категорією та визначайте, які команди чи ролі створюють найбільші витрати. Така прозорість дозволяє пізніше визначати області, де можна оптимізувати бюджет.

4. Побудуйте стратегію управління витратами

Коли у вас є повна прозорість, перетворіть ці дані на чіткі процеси. Це допоможе:

• Визначити правила, як повинні здійснюватися, затверджуватися та документуватися витрати, щоб дотримуватися вимог і уникнути хаосу.
  
• Встановити бюджети для кожної команди на основі реальних потреб та минулої ефективності.
  
• Створити процеси затвердження, щоб жодна покупка не перевищувала ліміт без перевірки.
  
• Документувати практики управління витратами у зручному форматі, доступному для оновлення та перегляду.

5. Встановіть політики для співробітників

Коли ви повністю розумієте поточну фінансову та закупівельну ситуацію, час перетворити ці дані на правила. Щоб уникнути хаосу:

• Встановіть ліміти затвердження для кожної ролі. Кожен рівень повинен мати чіткі межі витрат для кращого управління ризиками.
  
• Виберіть оптимальні способи оплати. Переконайтеся, що всі співробітники користуються корпоративними картками, щоб уникнути особистих відшкодувань і незареєстрованих платежів. Визначте, як подавати рахунки, чеки або підтвердження оплати, і уточніть терміни затвердження.
  
• Переконайтеся, що всі необхідні документи для відстеження витрат і термінів затвердження ведуться в правильному порядку, щоб уникнути неприємних сюрпризів на корпоративному рахунку.
  
• Встановіть терміни корпоративних оплат, щоб співробітники розуміли, коли потрібно отримати затвердження.
  
• Якщо процес закупівель або продовження підписок відбувається регулярно, призначте відповідального за платежі. Це гарантує, що управління грошовим потоком відбувається без сюрпризів.
  

Політики повинні бути короткими, зрозумілими та практичними. Вони мають спрощувати роботу, а не перевантажувати співробітників паперовою роботою.

6. Отримайте віртуальні картки для кожної команди

Найкраще, що ви можете зробити в рамках стратегії управління витратами — це обрати методи оплати, які дозволяють відстежувати оплати та реально працюють. Віртуальні картки Finup допомагають призначати бюджети для команд, проєктів або окремих постачальників. Вони дозволяють:

• Миттєво випускати необмежену кількість карток
• Встановлювати ліміти витрат
• Виконувати масові дії: поповнення, зняття, заморозка/розморозка, копіювання реквізитів, закриття карток
• Відстежувати кожну транзакцію через аналітику, сортування та експорт у CSV
• Отримувати сповіщення у Telegram про транзакції та 3DS-коди
• Інтегруватися через API для автоматизації та відстеження в реальному часі
  

Ви можете створювати картку для кожного співробітника окремо або одну картку для всього департаменту, при цьому налаштовуючи рівні доступу для кращого управління грошима.

7. Виберіть програмне забезпечення

Виберіть платформу, яка допоможе централізувати всі витрати та уникнути зайвої роботи. Таке рішення можна інтегрувати з бухгалтерськими та зарплатними системами, адже воно надає детальну аналітику. Більше того, воно дозволяє:

• Контролювати бюджети та політики оплат
• Надавати доступ за ролями для фінансової команди, адміністраторів та співробітників
• Відстежувати витрати за командою, проектом і постачальником у реальному часі
• Автоматизувати затвердження
• Надсилати сповіщення про незвичайні транзакції
• Легко експортувати дані для звітності або аудитів
  

Це особливо корисно, якщо ви працюєте з багатьма постачальниками або маєте багато регулярних платежів.

8. Відстежуйте KPI

Ефективне управління полягає у постійному відстеженні. Встановіть KPI, які показують, чи приносять певні оплати компанії реальну користь. Слідкуйте за:

• Відхиленням від бюджету. Які команди витрачають більше і чому?
  
• Витратами по постачальнику. Шукайте можливості для оптових угод або перегляду умов, щоб зменшити ціну на товари та послуги.
  
• Часом затвердження. Повільне затвердження затримує роботу і призводить до дорогих покупок у останній момент
  
• Витратами на співробітника. Допомагає виявити зайві інструменти або дублікати підписок.
  

Рекомендується переглядати KPI принаймні раз на місяць. Команди зі значними оплатами або великі постачальники повинні контролюватися щотижня. Якщо витрати компанії швидко зростають або необхідно часто робити покупки, переходьте на відстеження в реальному часі через сповіщення, щоб реагувати до перевищення бюджету.

9. Оптимізуйте з стратегічним підходом

Управління витратами та фінансами повинно активно покращувати ваше бюджетування.

Почніть із перевірки основних постачальників та регулярних контрактів, щоб переконатися, що ви отримуєте найкращу ціну за товари та послуги. Шукайте дублікати підписок на платформи, невикористані ліцензії програмного забезпечення або повторні замовлення. Також можна порівнювати постачальників, заздалегідь домовлятися про продовження контрактів і використовувати знижки на великі обсяги для економії.

Мета — постійно удосконалювати умови витрати, щоб гроші працювали ефективніше для бізнесу.

10. Переглядайте та коригуйте

Не всі зміни можуть працювати так, як ви очікуєте. Тому, якщо ви змінюєте процеси управління витратами в різних командах і відділах, важливо відстежувати, як ці зміни впливають на ефективність компанії.

Використовуйте аналітику, щоб порівнювати показники до та після кожного оновлення — наприклад, нових правил затвердження, змін постачальників або лімітів карток. Якщо процес сповільнює роботу або створює плутанину, швидко його вдосконалюйте. Мета — спростити витрати, не порушуючи щоденну роботу.

Переваги управління витратами

Коли у вас є чітка та зрозуміла стратегія, ви отримуєте повну видимість усіх витрат компанії. Такий підхід дозволяє економити кошти, виявляючи непотрібні оплати та ефективніше перерозподіляючи бюджети. Ось основні переваги стратегічного управління.

1. Зменшення ризиків

Сучасне управління витратами дає цілісну картину того, що відбувається з бюджетом вашого бізнесу. Це дозволяє швидше помічати проблеми та запобігати шахрайським або неузгодженим із політикою компанії оплатам.

Також структурний підхід покращує управління постачальниками, гарантуючи, що платежі здійснюються лише надійним паротнерами, а контракти контролюються належним чином. Це зменшує фінансові ризики та підвищує дотримання правил у всіх командах.

2. Покращення прийняття рішень

Без чіткої відповідальності за бюджет можна не помітити, що деякі угоди, процеси чи постачальники більше не ефективні. Можливо, потрібно звернути увагу на управління ланцюгом постачання або переглянути умови контрактів, щоб отримати кращі умови.

Сучасне програмне забезпечення для управління витратами допомагає виявити можливості для покращення. Таким чином, рішення приймаються на основі реальних даних, а не припущень.

3. Відповідальність співробітників

Можливо, ваша команда витрачає занадто багато на непотрібні інструменти або термінові покупки, і ви навіть цього не помічаєте.

Структурована система підвищує відповідальність співробітників. Вона чітко визначає, хто може затверджувати витрати і в яких межах. Крім того, вона зміцнює управління контрактами та покращує контроль за взаємодією з постачальниками, прив’язуючи кожну покупку до конкретних потреб проєкту.

4. Сприяння розвитку

Завдяки стратегічному підходу ви можете оптимізувати бюджет і спрямувати кошти на те, на що дійсно потрібно витрачати гроші. Наприклад, якщо ви помічаєте, що деякі підписки на програмне забезпечення використовуються недостатньо, ці гроші можна перенаправити на маркетингові кампанії або розвиток продукту.

Це про розумне інвестування ресурсів, яке дає швидкий ефект і допомагає бізнесу зростати швидше.

5. Економія часу

Існує багато розумних програм для управління витратами, які можуть автоматизувати рутинні процеси та зменшити потребу у ручній роботі. Зокрема, вони допомагають:

• Автоматизувати процеси закупівель
• Експортувати дані про транзакції для аудитів або зовнішньої звітності
• Керувати регулярними підписками та їх продовженням
• Інтегрувати дані з обліковими, зарплатними та ERP-системами
• Затверджувати витрати та запити на платежі
• Контролювати ефективність постачальників і терміни виконання контрактів
  

Оскільки співробітники більше не витрачають час на ручне відстеження цих процесів, вони можуть зосередитися на важливіших та стратегічних завданнях.

6. Краще прогнозування

Чітко налагоджене управління фінансами допомагає бізнесу передбачати майбутні оплати. Наприклад, після кількох років відстеження можна помітити, що витрати значно зростають на початку осені (через сезонні кампанії або продовження підписок на софт).

Ця інформація дозволяє заздалегідь планувати закупівлі, щоб забезпечити покриття всіх потреб компанії. Також це дає змогу коригувати витрати на менш пріоритетні сфери, щоб кошти були доступні для найважливіших бізнес-потреб.

Хто потребує стратегії управління витратами компанії?

Будь-який бізнес, який прагне оптимізувати закупівлі та фінанси, може отримати користь від стратегії управління витратами. Проте деякі компанії потребують цього більше за інших. Зокрема:

• Маркетингові агенції. Коли ви запускаєте багато кампаній, керуєте підписками або співпрацюєте з численними фрілансерами, погане управління швидко призводить до зайвих витрат. Натомість чітка стратегія дозволяє оптимізувати бюджети кампаній та досягати кращих результатів.
• Медіа-байєри. Те саме стосується тих, хто управляє великими обсягами покупок реклами та платежів постачальникам. Управління витратами необхідне, щоб звітувати перед клієнтами про рух їхніх коштів та будувати репутацію надійного партнера.
• E-commerce компанії. Оплати постачальникам, за доставку, підписки на програмне забезпечення та маркетингові бюджети можуть швидко змінюватися. Для e-commerce бізнесу управління витратами допомагає оптимізувати цінову стратегію відповідно до ринкових потреб.
• Стартапи. Швидко зростаючі команди можуть стикатися з непередбачуваними витратами або потребою швидко масштабувати бюджет. Структурована стратегія допомагає відслідковувати оплати за категоріями та правильно розподіляти бюджети.
• Бізнеси з підпискою. Регулярні платежі можуть вийти з-під контролю, якщо ціни підвищуються без вашого відстеження. Оптимізація управління витратами та налаштування контролю всіх підписок дозволяє керувати продовженнями та вчасно помічати зміни.

Основні висновки

Управління витратами в різних підрозділах допомагає підвищити ефективність закупівель і оптимізувати розподіл бюджету. Сучасні інструменти та віртуальні картки спрощують автоматизацію процесів і контроль у реальному часі. 

Використовуйте цей гайд, щоб встановити чіткі правила, розподілити бюджети, відслідковувати KPI та постійно вдосконалювати витрати, забезпечуючи ефективне використання ресурсів.

FAQ

Навіщо організовувати процес управління витратами?

Чітка стратегія допомагає оптимізувати бюджет і уникнути зайвих витрат. З комплексною системою ви бачите всі оплати в одному місці. Це дозволяє контролювати команди та проєкти і помічати непотрібні платежі. Такий підхід гарантує ефективне та розумне використання бюджету всієї компанії.

Які кроки потрібні для створення стратегії управління витратами?

1. Збір даних для виявлення витоків
2. Централізація та категоризація оплат
3. Розробка стратегії управління витратами
4. Встановлення правил для співробітників
5. Вибір віртуальних карт та платформи для управління витратами
6. Відстеження, оптимізація та аналіз результатів

Чи можна контролювати бюджет і досягати цілей швидше з віртуальними картами Finup?

Так, віртуальні карти від Finup дозволяють просто і швидко запускати Google Ads, Facebook Ads, використовувати PayPal та Amazon Web Services. Вони допомагають відслідковувати дані про закупівлі, тримати оплати у межах встановлених лімітів і запобігати несподіваним списанням.

Розширені панелі управління показують загальну ситуацію, а миттєві сповіщення в Telegram допомагають швидко уникати непотрібних витрат. Крім того, віртуальні картки стають важливою частиною системи управління, зменшуючи комісії на перекази коштів.

Finup обробляє платежі миттєво без затримок, що усуває додаткові витрати на транскордонні операції та конверсію валют.